해외영업 실무 이메일 표현 30선: 협상·클레임·요청 상황별 정리

해외 바이어와 주고받는 이메일, 어떻게 써야 할까요? 실제 현장에서 바로 쓰는 영어 문장 30개를 상황별로 정리했습니다. 필수 표현부터 응용까지.

 

해외영업 및 마케팅 업무를 수행하다 보면 가장 먼저 마주치는 것이 있습니다. 바로 '비즈니스 이메일'입니다. 특히 제약·바이오 산업처럼 규제와 기술 기반이 강한 분야에서는 커뮤니케이션의 80% 이상이 이메일로 이루어집니다. 상대는 미국, 유럽, 동남아, 중동 등 다양한 국가의 바이어나 파트너이며, 그들 역시 영어를 제2외국어로 사용하는 경우가 많습니다. 이처럼 글로벌 비즈니스 환경에서는 유려한 영어보다 오해 없는 명확한 표현이 무엇보다 중요합니다.

 

저는 지난 15년 동안 국내 제약기업에서 해외영업, 마케팅, 사업개발 직무를 수행하며 수천 통의 이메일을 작성해 왔습니다. 그 과정에서 효과적인 커뮤니케이션 덕분에 성공적인 계약을 이끌어낸 적도 있었고, 반대로 단순한 이메일 표현 하나가 오해로 이어져 문제로 발전한 경험도 있습니다. 그래서 오늘은 실전에서 반복적으로 사용하며 효과를 본 '실제로 통하는 이메일 영어 표현 30가지'를 상황별로 정리해 소개하고자 합니다.

첫 인사 및 자기소개

• I hope this email finds you well. – 가장 널리 쓰이는 기본 인사 표현
• My name is [이름], and I’m in charge of international business development at [회사명]. – 소속과 역할을 소개
• It’s a pleasure to connect with you. – 새로운 파트너와 처음 접촉할 때
• Thank you for your interest in our product. – 제품 문의에 대한 감사 표현
• We had the opportunity to meet at [행사명] last week. – 컨퍼런스 등 오프라인 만남 이후 활용

자료 요청 및 샘플 제공

• Could you kindly share your product catalog in PDF format? – 카탈로그 요청
• Please find attached our company brochure for your reference. – 자사 브로셔 첨부
• We would appreciate it if you could send us a few samples. – 샘플 요청 시 정중한 표현
• Do you have an MSDS or COA available for this product? – 품질 관련 문서 요청
• We’ve attached the technical specification sheet as requested. – 요청자료 첨부 회신

일정 조율 및 회의 제안

• Would next Tuesday at 10am KST work for you? – 특정 시간 제안
• We are available for a Zoom meeting at your earliest convenience. – 상대방 시간 우선 고려
• Please let us know your availability for this week. – 가능한 일정 요청
• We’d like to schedule a quick call to discuss further. – 짧은 논의 제안
• Looking forward to our upcoming meeting. – 확정된 미팅을 앞두고 활용

견적 요청 및 계약 관련 표현

• Could you provide us with a quotation based on the attached RFQ? – 견적 요청
• Please refer to the attached price list for your review. – 가격표 전달
• We would like to negotiate the MOQ and unit price. – 단가 및 MOQ 협상 제안
• Do you offer volume-based discounts? – 대량구매 할인 여부 문의
• We are currently reviewing your proposal internally. – 제안 검토 중 회신

클레임 및 문제 대응

• We’ve noticed a discrepancy in the product specification. – 사양과 실제 제품 차이 발견
• Could you please investigate the issue and get back to us? – 문제 확인 및 회신 요청
• We apologize for the inconvenience this may have caused. – 불편에 대한 사과
• We’ll make sure this does not happen again. – 재발 방지 약속
• We’ve initiated an internal review regarding the matter. – 내부 검토 착수 안내

파트너십 제안 및 마무리 표현

• We are open to discussing long-term collaboration opportunities. – 장기 협력 가능성 열어둠
• Let’s keep in touch for future opportunities. – 관계 유지 제안
• Please don’t hesitate to contact us if you have any questions. – 문의 유도
• Thank you for your continued interest in our company. – 관심에 대한 감사 표현
• Looking forward to hearing from you soon. – 회신을 기다린다는 자연스러운 마무리

비즈니스 이메일 영어는 단순히 문장을 외우는 것을 넘어, 맥락에 맞게 적용하는 것이 중요합니다. 특히 실무에서는 문법의 정확성보다 ‘명확한 의사 전달’이 훨씬 더 중요하게 작용합니다. 이메일을 잘 쓴다는 것은 길게 쓰는 것이 아니라, 상대방이 혼동 없이 이해할 수 있도록 간결하고 목적에 맞는 문장을 선택하는 능력을 말합니다.

 

이번 글에서 소개한 30개의 표현은 단순히 교재에서 배운 문장이 아니라, 실전에서 성공적으로 사용된 표현들입니다. 처음엔 복사해서 쓰는 방식으로 시작하더라도, 점차 자신만의 말투와 어휘를 더해 나만의 스타일로 변형해보는 것을 추천합니다. 그래야 진정한 의미의 ‘실전형 이메일 영어’를 익힐 수 있습니다.

 

글로벌 커뮤니케이션은 단순한 영어 실력을 넘어, 문화적 맥락과 비즈니스 관행을 반영하는 센스가 중요합니다. 영어가 부족하다고 망설이지 말고, 작은 표현부터 자신 있게 사용해 보세요. 그것이 해외 파트너와 신뢰를 쌓는 첫걸음입니다.