RA·QA와 협업 잘하는 해외영업의 비밀 전략

해외 제약·바이오 비즈니스에서 성공적인 제품 수출과 시장 확장을 위해서는 영업부서 단독의 노력만으로는 부족합니다. 특히 인허가(RA), 품질보증(QA), 생산, 마케팅 부서와의 긴밀한 협업과 전략적 커뮤니케이션이 이루어져야만, 바이어의 요구에 신속하게 대응하고, 글로벌 기준에 부합하는 품질·서비스 수준을 유지할 수 있습니다. 이 글에서는 해외영업 실무자가 실질적으로 직면하게 되는 주요 부서들과의 협업 방식과 커뮤니케이션 전략을 부서별로 정리해 드립니다.

1. 인허가팀(RA)과의 소통 포인트

인허가팀은 제품의 허가, 등록, 변경사항 대응 등 바이어가 가장 민감하게 반응하는 '법적 허용 범위'를 다루는 핵심 부서입니다. 해외영업 담당자는 바이어와의 계약 체결 전후, RA와의 정보를 정기적으로 공유해야 하며, 특히 아래 사항을 명확히 해두어야 합니다.

① 각국별 등록 서류 요구사항
② 문서 제공 가능 일정 및 리드타임
③ 허가 범위(적응증, 포장단위, 용법 등)
④ 라벨 및 용기 디자인 가이드라인
⑤ RFI(질의응답) 발생 시 내부 대응 방식

해외영업 담당자는 등록 진행 상황을 바이어에게 신속히 업데이트해야 하기 때문에, RA팀으로부터 정기적인 진행 상황 요약(월 1회 등)을 요청하고, 이를 자체 템플릿으로 정리해두면 업무 효율성이 크게 높아집니다.

2. 품질보증팀(QA)과의 협업 전략

QA는 GMP 기준에 따라 생산품의 일관성과 안전성을 보장하며, 바이어가 요청하는 제품 관련 자료(CoA, Stability data, Change control 등)를 제공하는 부서입니다. 해외영업에서는 다음과 같은 커뮤니케이션이 중요합니다.

① 각국 규제기관 또는 바이어가 요구하는 품질 문서 확인
② 제품 Batch 별 CoA 발급 방식 및 언어(영문/현지어) 확인
③ 제조공정, 원자재 변경 등의 이력관리(Change History) 공유
④ 안정성 시험 일정 및 결과 공유
⑤ Product Quality Review 요청 시, 준비 일정 사전 안내

QA팀과 협업 시, “모든 문서가 즉시 제공되지 않는다”는 점을 바이어에게 사전 고지하고, QA와 함께 제공 가능 일정을 조율하는 것이 좋습니다. 또한, 품질관련 클레임 발생 시에는, 사실관계 확인 전 임의로 보상을 약속하지 않도록 주의해야 합니다.

3. 생산팀과의 실무적 연결

생산팀은 수출 제품의 실제 제조 및 출고를 담당합니다. 따라서, 납기 및 물류 일정과 직결되는 부서이며, 바이어와의 신뢰 관계를 유지하기 위해 가장 유기적으로 협업해야 할 부서입니다.

① 월간/분기별 수요 예측 공유
② 신규 주문 발생 시 생산 가능 일정 사전 협의
③ 긴급 오더에 대한 생산/자재 가능성 조율
④ 제품 포장 및 라벨링 내용 변경 요청 사전 통보
⑤ 선적 전 샘플 테스트 또는 사진 요청 등 대응 방식 설정

생산 일정은 타 부서 대비 예외 상황(설비 문제, 자재 수급 등)이 빈번하므로, 해외영업은 항상 최소 1~2주의 '납기 버퍼'를 설정하고 바이어와 공유해야 합니다. 또한 생산팀에 업무 요청 시, 요청 내용과 마감일, 자료 사용처(바이어 제출용인지, 내부 확인용인지)를 명확히 구분하는 것이 중요합니다.

4. 마케팅팀과의 협력 방안

글로벌 시장에서는 제품의 품질 못지않게 '브랜드 메시지'와 '포지셔닝 전략'이 중요합니다. 마케팅팀과의 협업을 통해 해외 시장 맞춤형 자료를 확보하고, 현지 파트너의 마케팅 활동을 지원해야 합니다.

① 제품 브로슈어, 리플릿, 학회 발표자료 영문화 요청
② 시장 맞춤형 USP(Unique Selling Point) 도출 협의
③ 가격 포지셔닝 전략, 경쟁사 벤치마킹 자료 확보
④ 전시회·바이어 미팅 시 사용할 Key Message 준비
⑤ SNS 또는 디지털 마케팅 채널 정보 공유

특히 학술자료 또는 임상시험 결과가 포함된 마케팅 자료는 RA 및 QA팀과도 교차 확인이 필요하므로, '마케팅 – RA – 영업' 간의 3자 협의체 구성을 권장합니다. 이를 통해 실질적이고 효과적인 커뮤니케이션 툴을 제작할 수 있습니다.

 

해외영업의 성공은 단순히 바이어와의 소통에만 달려 있는 것이 아닙니다. 조직 내부의 RA, QA, 생산, 마케팅 등 각 기능 부서와의 원활한 협업이야말로 실질적인 '성공적 수출'의 열쇠입니다. 해외영업 실무자는 각 부서가 어떤 KPI를 가지고 움직이는지 이해하고, 요청 시에는 업무 목적과 용도를 명확히 전달하여 '내부 고객'으로 대하는 태도가 필요합니다.

결국, 모든 커뮤니케이션은 신뢰와 존중을 기반으로 해야 합니다. 부서 간의 작은 단절이 고객과의 신뢰 저하로 이어지지 않도록, 실무자 스스로가 '브리지(bridge)' 역할을 수행한다는 책임감을 가져야 할 것입니다.